Como persona responsable en tu empresa, estoy segura de que, has escuchado con frecuencia, incluso pensado tú mis@, con desagrado, que “funcionamos como pollos sin cabeza”, “aquí no hay quien se entienda” o “donde manda patrón, no manda marinero”.
Además de formar parte del refranero popular, evidencian que es el día a día de muchas organizaciones.
Esto hace que sientas estrés, inseguridad, miedo al error, inquietud, desasosiego y un largo etcétera, cuya consecuencia es la falta de productividad.
Si en tu caso va por rachas o crees que el desarrollo continuo es una de las claves para mejorarlo, sigue leyendo.
La consultoría estratégica o económica aporta, pero el motor de las empresas son las personas. Seguramente sabrás, que España es el país más improductivo en cuanto a rendimiento dentro de la jornada laboral de toda Europa, junto a Rumanía y Grecia. En el otro extremo está Noruega con el 80% de productividad que, además, es de los países que menos horas trabajadas computa por semana.
¿Cuál es la diferencia entre los noruegos y nosotr@s? Básicamente, rinden más porque están mejor organizad@s y priorizan y gestionan de otra forma las interacciones personales.
Hay varios factores que determinan la productividad de tu empresa y son generadores de serenidad y sosiego:
Primer factor, la organización: No todas las actividades que se realizan en tu empresa tienen el mismo valor. Habitualmente, las actividades de alto rendimiento por departamento suelen coincidir, pero cada empresa y puesto tiene sus particularidades. Es importante que diagnostiques en qué se emplea el tiempo, el valor que tienen esas tareas, su impacto y los beneficios de aumentar o disminuir su tiempo. ¿Has hecho esto alguna vez?
Te recomiendo, encarecidamente, que lo hagas.
Obtendrás una foto de tu situación actual. Tendrás un mapa con la señalización “usted se encuentra aquí”. Esto te va a ayudar tener la primera perspectiva de QUÉ ES LO QUE VA PRIMERO.
¿Quieres liderar la gestión de tu tiempo? ¿Y el orden de tus actividades?
¡Te darás cuenta de que se puede!
Además del diagnóstico, las metas ayudan a dedicar tiempo a las actividades que aportan valor. Son una poderosa herramienta para recoger feedback y aprender. Ya sabes, “lo que no se mide no se puede mejorar”. Prueba con una meta de corto plazo y verás su utilidad.
Te recomiendo, además, que estructures un planning con lo vital, actividades de alto rendimiento y metas. El 80% de los resultados se consigue con el 20% de las actividades. Tú, conoces la importancia de tus funciones y tareas, no se trata de estar gestionando emergencias con la sensación de no haber hecho nada en todo el día.
Es evidente que seguirán surgiendo, pero organizando tu día a día sabrás cuáles son los momentos de la semana más propicios para proteger tus actividades prioritarias. Además, ten en cuenta, que el rendimiento mejora si configuras bloques pequeños y asumibles.
Otro punto importante para mantenerte centrad@: Debes ser capaz de organizar o procesar el resto de las tareas que van surgiendo a lo largo de la jornada. Lo importante es saber dimensionar la tarea y ponerle un plazo. Nosotros aportamos un organizador al inicio de los programas que facilita el procesamiento de las tareas y ayuda a visualizar lo que toca en cada momento.
Y es que, saber priorizar correctamente, es básico para mejorar la productividad. Como decía, las tareas no dejarán de entrar, pero al elegir lo que va primero, se optimiza el valor del tiempo diario y semanal. Se trata de no atender pulsiones inconscientes y dejar de trabajar “como pollos sin cabeza”. 3 segundos de procesamiento de tareas, te pueden aportar fácilmente un nicho de 30 minutos productivos.
Esta nueva forma de organizarte aporta claridad mental y una enorme sensación de bienestar (en todos los sentidos). ¿Necesitas redirigir tu tiempo? ¿Te queda tiempo para ti después de la jornada?
Sabes que tu no trabajas sol@. Al organizarte, están teniendo en cuenta a otras personas o a tu equipo.
Aquí es donde entran en juego un par de detalles importantes, y otro factor: lo efectiv@s y eficiente que seas en tus comunicaciones. La forma de comportarse de cada persona, sus preferencias y motivaciones, juega un papel importante en las interacciones.
¿Sabías que hay personas de comunicación directa y ritmo rápido y personas de comunicación indirecta y ritmo lento?
Si eres consciente de tu perfil, de por qué haces las cosas como las haces, aprenderás a comprender el de los demás. Serás capaz de conectar más y mejor, con esa persona, sea con un compañero, colaborador o un cliente. Sabrás gestionar mejor las discrepancias y relacionarte de un modo más empático y asertivo, lo cual facilitará la coordinación de tareas y minimizará las pérdidas de tiempo por interrupciones.
¿Eres consciente de tu perfil?
No hay perfiles buenos ni malos. Cada uno de ellos tiene áreas de mejora y potencial de éxito. Lo que pretendemos es cambiar la regla de oro por la regla de platino: “trata a los demás como les gusta ser tratados”.
Entenderse bien y a la primera mejora la productividad de las organizaciones. Ayuda a empatizar y a trabajar en equipo.
El factor Comunicación va de la mano del factor Liderazgo. Si tienes equipo, es vital que sepas cuál es tu estilo predominante de liderazgo, para mejorar tu capacidad de adaptación en cada caso. Nosotros aportamos métrica y objetividad a estos aspectos, porque sabemos que, mejorando la capacidad de adaptación del líder y la comunicación dentro del equipo, se pondrán los cimientos para construir relaciones de confianza, y mejorará la coordinación y la contribución de cada miembro. Es importante que conozcas cuáles son las áreas de excelencia de cada colaborador. En qué roles se sienten más cómodos y cómo disponer las colaboraciones según la fase de los proyectos. Eso aumenta la productividad del equipo drásticamente y con ello mejora el clima. Es fácil decirlo, pero difícil de hacer verdad? La gestión de recursos humanos es ciertamente complicada. Seguro que te has visto envuelt@ en situaciones poco agradables al querer delegar o empoderar a algunas personas de tu equipo. Te animo a que compartas esa carga.
A veces, el hecho de que se aporte un punto de vista externo facilita enormemente las cosas. Podemos ayudarte a mejorar la comunicación y con ello la eficiencia y coordinación de procesos dentro del equipo. Unificar el propósito y facilitar que las personas se pongan a trabajar con un fin común.
No hablamos de retención del talento, hablamos del sentido de pertenencia de las personas del equipo.
Te invito a probar el Método Onna.
De forma que, a modo de resumen: la productividad real es la suma de ser productiv@ y eficiente, en los factores de Organización, Comunicación y Liderazgo, en caso de tener equipo.
La productividad, al fin y al cabo, es mucho más que “gestión del tiempo”.
Por último, déjame decirte que este conocimiento puedes obtenerlo bonificado a través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE). Puedes acceder a la bonificación en forma de descuentos en las cuotas de la Seguridad Social. Si tu empresa tiene trabajadores por cuenta ajena, tienes un crédito anual asignado a la formación que puedes aprovechar. Incluso puede que cubra el 100% de los costes de la formación. Las empresas de 1 a 5 trabajadores tienen un mínimo de 420 euros en créditos formativos. Además, nos ocupamos de todos los trámites administrativos y de informarte del crédito que tienes disponible.
